الكول سنتر

• alhessan
• No Comments

ما هو نظام الكول سنتر:

إنه نظام يسمح للشركات بإدارة قنوات اتصال متعددة مثل الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة الحية والرسائل الفورية والرسائل النصية القصيرة ووسائل التواصل الاجتماعي. يمكن استخدامه كجزء من دعم العملاء(customer support) أو برنامج المساعدة عن بعد (help desk) مع ميزة حجز التذاكر لمساعدة الموظفين على الرد على استفسارات العملاء وحل المشكلات.

يأتي برنامج الكول سنتر بالعديد من الأشكال والوظائف بما في ذلك المجيب الآلي ولوحات إدارة الاتصالات وحلول محاسبة المكالمات وتحليلات المكالمات وربط الاتصالات الهاتفية بالكمبيوتر (CTI) والاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) وموزع المكالمات التلقائي (ACD).

بفضل التقدم الكبير في تطبيقات بروتوكول الفويس أوفر آي بي (VOIP) وتطور تقنيات الاستضافة السحابية للتطبيقات البرمجية أصبح بالإمكان إنشاء نظام إدارة الاتصالات بأقل التجهيزات (كومبيوتر و سماعة رأس و خط هاتف وربما رقم افتراضي). و أصبح بالإمكان مراقبة جودة الخدمات، وتسجيل المكالمات، تحليل الصوت و النصوص باستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي، وترتيب قوائم انتظار العملاء، و الدعم الفني من خلال السوشال ميديا.

تصنيفات أنظمة الكول سنتر:

حسب طبيعة النظام البرمجي تصنف أنظمة الكول سنتر إلى محلي يتطلب تنصيب على جهاز هارد وير محلي متوفر لدى الشركة المستخدمة و كول سنتر يعتمد مبدأ الخدمات السحابية، حيث يتم عمل حساب للشركة على سيرفر مركزي مملوك من قبل الشركة المنتجة للنظام، ويتميز هذا النوع من الكول سنتر بعدم حاجته للتحديث و خلوه إلى حد كبير من المشاكل التقنية. و سهولة توظيف عدد من الموظفين عن بعد.

وكما تصنف أنظمة الكول سنتر أحياناً من خلال اتجاه التواصل مع الزبائن إلى أنظمة تختص بالمكالمات القادمة (in-bound calls) حيث تكون المهمة الأساسية لمستخدمي النظام الرد على استفسارات زبائن أو تلبية طلباتهم عبر الهاتف و الوسائل الأخرى، و أنظمة مختصة بالمكالمات الصادرة (out-bound calls) حيث تكون مهمة الموظفين الأساسية هي البحث عن زبائن جدد، و التواصل معهم و إقناعهم بشراء المنتج أو الخدمة.

ما هي الفائدة الحقيقية من أنظمة الكول سنتر؟

الغاية الأساسية من استخدام أنظمة الكول سنتر هو تقديم دعم فني قوي للزبائن و تلبية طلباتهم بشكل احترافي و تحقيق الحد الأعلى من رضا الزبون. تسهل هذه الأنظمة على زبائنك نفسهم الاتصال بك و التفاعل معك و بالتالي إنشاء علاقة مع الزبون وبالتالي  الاحتفاظ به كزبون دائم.

يمكن للشركات توفير معلومات شاملة عن الزبائن من خلال التكامل بين أنظمة الكول سنتر و أنظمة الـ CRM (إدارة العملاء)، بالإضافة لأدوات التحكم عن بعد و منصات التجارة الالكترونية.

فيمكن لأنظمة الكول سنتر المتكاملة تحقيق ما يلي:

• استعراض التاريخ الشرائي للزبون بلحظة تواصله و في أي وقت.
• إدارة البريد الصوتي.
• تدوين الملاحظات عن الزبائن.
• تصنيف الزبائن.
• المكالمات الهاتفية مع الزبون.
• المحادثة الفورية.
• إدارة بطاقات الدعم الفني.
• و كثير من تفاصيل الخدمات و المزايا التي تقدمها هذه الأنظمة على اختلاف أنواعها.

أثر استخدام أنظمة الكول سنتر على الزبون:

تخيل معي أنك تتصل لطلب طعام الغداء على أحد المطاعم التي لم تتعامل معها منذ زمن وربما منذ سنوات و بمجرد أن يجيب الموظف على الهاتف يجيبك باسمك و يرحب بك ترحيبا موجها لشخصك، ويعرف ما آخر طلب طلبته و يعرف أكثر ما تحب من قائمته و لست بحاجة لإعطائه عنوانك من جديد فهذا كله متوفر عنده دون أي سؤال أو استفسار. يمكنني أن أسألك عن شعورك، أو نظرتك لتعامل هذا المطعم معك، بالتأكيد ستكون سعيد بهذه الخدمة المميزة.

هذا مثال بسيط وواضح لما يمكن لأي شركة أن تحصل عليه من الاستثمار في هذه الأنظمة.

كيف تعمل أنظمة الكول سنتر؟

• بداية (وبمجرد إنشاء أول مكالمة) تقوم أنظمة الكول سنتر بإنشاء سجل معرف برمز مفتاحي مخصص لذلك الزبون و تتيح للمستخدم إدخال أكبر قدر من المعلومات حول ذلك الزبون، وذلك عند أول مكالمة مع هذا الزبون سواء كان الاتصال من جهته أو من جهة الشركة.
• معظم برامج الكول سنتر توفر ميزة إدارة لقوائم انتظار الزبائن على الهاتف و توفر نوع من التقييم للزبائن بناءً على السجلات السابقة.
• يمكن أن توفر للزبون خيارات متعددة لتوصيله بالعميل أو الموظف المناسب له. حيث يمكنه بداية اختيار لغة مثلا، أو اختيار نوع خدمة من خلال ميزة الرد الآلي.
• إذا لم تتم تلبية طلب الزبون من خلال مكالمة واحدة يمكن إنشاء سلسلة من الأحداث المتعلقة بخدمة الزبون في هذه القضية بحيث يسهل متابعة الحالات المفتوحة ومعالجة الحالات التي لم يتمكن الموظف من تلبيتها.
• كما يمكن الاستفادة من استبيانات مع بعد الخدمة لتطوير العمل و معالجة نقاط الضعف.

المزايا التي يمكن من خلالها تقييم أنظمة الكول سنتر:

• آليات التحكم بالاتصال و هي أساس الكول سنتر: إدارة الاتصالات من خلال الضغط بالماوس على زر الاتصال و الميزات الأخرى التي تتوفر بأي اتصال.
• التوزيع الآلي للمكالمات (Automated Call Distributers ACD) و هي توصيل الزبون آليا بأنسب عميل له.
• المجيب الصوتي التفاعلي (Interactive Voice Response IVR) و هذه الميزة تتولى خدمة الزبائن قبل و بعد المكالمة و توفر الوقت والمجهود للحصول على خدمة مثالية و بدون أخطاء و بأقل عدد من التحويلات.
• قوائم الانتظار و إدارتها.
• الاحتفاظ بنتائج المحادثة مثل: تمت الخدمة، مستخدم غير مهتم، تم التحويل للدعم الفني،
• تحويل المكالمات بين الموظفين سواء مع اعلام المتصل أو بدون.
• تحديث السجلات و اعطاء تقارير بالزمن الحقيقي عن وضع الزبون.
• التكامل مع برامج و أدوات أخرى سواء لتخزين و إدارة البيانات أو لعمل تحليل و دراسات على قاعدة البيانات المتوفرة وغيرها.

أشهر أنظمة الكول سنتر:

1. CloudTalk: شركة مبدعة في مجالها تحقق عدد كبير من المزايا و التكاملات مع أنظمة مثل الSalesforce  و الربط بالسوشال ميديا لديها مزايا خارقة و أسعار اقتصادية ودعم فني جاهز على مدار الساعة.
2. HubSpot Help Desk Software:
    شركة أمريكية توفر العديد من الحلول التقنية المتكاملة لشركات التسويق و إدارة الأعمال بشكل عام مثل برامج الكول سنتر و الـ CRM و غيرها.
3. Bitrix24.
4. TalkDesk.
5. Five9. 
6.      ……… و العديد من الشركات المنافسة، حيث يمكنكم المقارنة بين أي نظامي كول سنتر من خلال الموقع: https://www.capterra.com/call-center-software

اقرأ أيضاً: ماهو الـ CRM

المراجع:

financesonline.com
hubspot.com/
www.cloudtalk.io